Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 septembre 2026

Tictaf est une solution d'enregistrement du temps de travail éditée par Dotcom et destinée aux employeurs belges ainsi qu'à leurs collaborateurs. La présente politique décrit quelles données à caractère personnel nous traitons, à quelles fins, pendant combien de temps, et comment vous exercez vos droits, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018.

1. Responsable de traitement et sous-traitant

Dotcom, dont le siège est établi Thier Martin 34, 4651 Battice (Belgique), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0717.545.820 (TVA BE 0717.545.820), édite le site tictaf.be et la solution Tictaf.

Pour toute question relative à vos données : bonjour@tictaf.be.

2. Notre double rôle : responsable ou sous-traitant selon les cas

Le rôle de Dotcom varie selon la nature des données. Cette distinction détermine à qui vous adressez vos demandes.

Si vous êtes collaborateur

Vos pointages et vos absences sont traités par Tictaf pour le compte de votre employeur, et selon ses seules instructions. C'est lui qui décide de la manière dont ces données sont utilisées et conservées. Pour exercer un droit sur ces données, accès, rectification ou effacement, adressez-vous à lui en premier lieu. Nous ne pouvons pas y donner suite sans son accord.

Si vous êtes employeur

Vous êtes responsable de traitement pour les données de vos collaborateurs. Dotcom intervient comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un accord de sous-traitance (DPA) qui précise nos obligations, la liste de nos prestataires et les mesures de sécurité appliquées. Ce document vous est communiqué sur demande à bonjour@tictaf.be.

3. Données collectées et finalités

3.1 Compte de l'Administrateur

À la création du compte : prénom, nom, adresse e-mail, langue ; mot de passe (haché, jamais conservé en clair) ; données de l'organisation (dénomination, numéro d'entreprise, numéro de TVA, adresse et e-mail de facturation, coordonnées bancaires).

Finalité : exécution du contrat, accès au Service, facturation.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligation légale pour les mentions de facturation (art. 6.1.c)

3.2 Collaborateurs enregistrés

Identité : prénom, nom, adresse e-mail et/ou numéro de téléphone, langue. Enregistrements : heures de début, de fin et d'interruption de prestation ; méthode utilisée (QR code sur site, déclaratif à distance, géolocalisation ponctuelle) ; lieu de rattachement.

Vos prénom et nom restent attachés aux enregistrements de prestations après la suppression de votre compte, pour la durée légale de conservation indiquée à la section 7. Cette conservation est nécessaire à la valeur probante du registre du temps de travail que votre employeur est tenu de tenir.

Géolocalisation ponctuelle. Cette méthode n'est active que si votre employeur l'a souscrite et activée, et si son usage est prévu dans le règlement de travail de votre entreprise. Elle suppose en outre que vous autorisiez l'accès à la localisation au niveau de votre appareil, autorisation que vous pouvez retirer à tout moment dans les réglages de votre système iOS ou Android. Cette autorisation système est une exigence technique de la plateforme mobile : elle ne constitue pas la base légale du traitement, laquelle est indiquée ci-dessous.

La position est fournie par les services de localisation du système au moment précis du pointage, puis convertie en adresse par nos serveurs (voir section 5). Aucun suivi continu n'est réalisé : la position n'est relevée qu'à l'instant de l'action, jamais entre deux pointages, jamais en arrière-plan, jamais lorsque l'application est fermée. Il n'existe aucun historique de déplacement dans Tictaf.

Si vous refusez l'accès à la localisation, ou si aucune position ne peut être obtenue, le pointage géolocalisé ne peut pas aboutir. Vous devez alors utiliser une autre méthode de pointage parmi celles activées par votre employeur. Les modalités applicables en pareil cas relèvent du règlement de travail de votre entreprise.

Finalité : constitution du registre du temps de travail, gestion des prestations, production des rapports.

Base légale : obligation légale de l'employeur (art. 6.1.c) et intérêt légitime pour la sécurité, la vérification du lieu de prestation et la prévention de la fraude (art. 6.1.f)

Le consentement du travailleur n'est pas retenu comme base légale de la géolocalisation, le lien de subordination ne permettant pas de le considérer comme librement donné. Pour ces traitements, la base légale indiquée ci-dessus est celle retenue par les employeurs utilisant le Service, responsables de traitement.

3.3 Journal d'audit et traçabilité des corrections

Le journal d'audit porte sur les pointages et sur les corrections qui les concernent. Sont consignés dans un journal en ajout seul, avec l'auteur, la date, l'horodatage serveur et l'adresse IP :

• chaque événement de pointage : début de journée, pause, fin de journée ;
• les corrections apportées à un pointage, ainsi que les demandes de correction et leur validation ou leur refus.

Les absences ne figurent pas dans le journal d'audit. Leur traçabilité est décrite à la section 3.4.

Un pointage enregistré ne peut pas être supprimé, ni modifié sans trace. Toute correction est consignée avec son auteur, son horodatage, un motif obligatoire, ainsi que les valeurs antérieures et les valeurs corrigées.

Deux voies de correction existent.

Demande du collaborateur. Le collaborateur introduit une demande de correction, que le responsable de la société valide ou refuse. La demande, sa date, son motif, la décision, son auteur et le commentaire du responsable sont conservés, aux côtés des valeurs avant et après validation.

Correction directe par le responsable. Le responsable de la société peut corriger un pointage sans demande préalable, par exemple lorsqu'un collaborateur a omis de clôturer sa journée. Cette correction suppose la saisie d'un motif, obligatoire, et conserve de la même manière les valeurs antérieures et corrigées.

Ce dispositif garantit qu'aucune donnée du registre n'est modifiée sans trace, et que toute correction reste attribuable et justifiée.

Le journal d'audit n'est consultable que par le responsable de votre organisation, soit les mêmes personnes que celles habilitées à connaître les absences. Il n'est accessible ni aux autres collaborateurs, ni à Dotcom en dehors des interventions techniques nécessaires au fonctionnement du Service.

Finalité : traçabilité, intégrité des Enregistrements, sécurité.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f) et respect des obligations d'intégrité (art. 5.1.f)

3.4 Absences et données relatives à la santé

Tictaf permet d'encoder une absence et d'en préciser le type au moyen d'une liste fermée : congé, maladie, autre. Le seul fait d'indiquer qu'une absence est liée à une maladie constitue une donnée relative à la santé au sens de l'article 9 du RGPD. Ces données bénéficient donc de protections renforcées, décrites à la section 4.

Nous enregistrons le type d'absence, ses dates de début et de fin, l'identité de la personne qui l'a encodée ou validée, et la date de cette action.

Nous n'enregistrons aucune information médicale. Aucun document médical n'est déposé dans Tictaf : le certificat médical est remis à votre employeur ou à son secrétariat social par les canaux habituels, en dehors du Service.

L'enregistrement d'une absence dans Tictaf constitue une déclaration à des fins d'organisation du travail. Il ne remplace pas les formalités légales de justification de l'absence, qui s'effectuent en dehors du Service selon les règles applicables dans votre entreprise.

Finalité : gestion des prestations, planification et tenue du registre du temps de travail.

Base légale : art. 9.2.b, obligations en droit du travail et de la sécurité sociale, combiné à l'art. 6.1.c

Pour ces traitements, la base légale indiquée ci-dessus est celle retenue par les employeurs utilisant le Service, responsables de traitement.

3.5 Notifications

Tictaf vous informe des évènements qui vous concernent par trois canaux : une notification dans l'application, un e-mail, et une notification push sur votre appareil mobile. Chaque type d'évènement est configurable canal par canal dans vos réglages, à l'exception des alertes de sécurité relatives à votre compte, modification du mot de passe ou de l'adresse e-mail, qui restent toujours actives.

Notifications push. Les applications mobiles Tictaf pour iOS et Android utilisent Firebase Cloud Messaging, service fourni par Google Ireland Limited, pour acheminer les notifications vers votre appareil.

Transitent par ce service : un jeton d'enregistrement et un identifiant d'installation de l'application, tous deux générés par le système et renouvelés périodiquement ; le type d'appareil et la version du système ; le titre et le texte de la notification.

Ne transitent jamais par ce service : vos pointages et données de présence, vos données de localisation, vos coordonnées personnelles.

Évènements notifiés. Des notifications sont émises pour les évènements suivants : rappels de pointage, ajustement manuel d'un pointage, demande de correction d'un pointage à traiter, réponse à une demande de correction, demande d'absence envoyée, demande d'absence à valider, réponse à une demande d'absence, ainsi que les évènements liés à votre compte, arrivée dans une société, restauration d'accès et modification de rôle.

Selon l'évènement, la notification est adressée au collaborateur concerné, aux personnes habilitées de son organisation, ou aux deux. Elle indique la nature de l'évènement et les dates ou horaires concernés. Le commentaire saisi lors d'une correction est repris dans la notification adressée au collaborateur.

Historique dans l'application. Ces notifications sont également consultables dans l'historique accessible depuis l'application. Elles y sont conservées aussi longtemps que le compte existe, et sont supprimées avec lui.

E-mail au responsable. Un e-mail est adressé, via notre prestataire d'envoi Brevo, à la ou aux personnes désignées par votre employeur pour traiter les absences. Cet e-mail comporte le nom du collaborateur, les dates concernées et le type d'absence déclaré. Il est adressé exclusivement aux personnes habilitées à en connaître, dans le cadre de la gestion du personnel, et n'est diffusé à aucun autre destinataire.

Le jeton de notification push est conservé tant que l'application reste installée et les notifications activées. Il est supprimé à la désinstallation, à la désactivation des notifications ou à la suppression du compte. Vous pouvez désactiver les notifications push à tout moment dans les réglages de votre appareil, sans que cela n'affecte votre capacité à pointer.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime (art. 6.1.f)

4. Catégories particulières et données que nous ne collectons pas

Données de santé

La seule catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD traitée par Tictaf est la qualification d'une absence comme liée à la maladie, décrite à la section 3.4. Elle fait l'objet de mesures spécifiques :

• accès restreint aux seules personnes désignées par votre employeur, gestionnaire du personnel ou administrateur du compte. Les autres collaborateurs ne voient au maximum qu'une indisponibilité, sans type ni motif ;
• l'encodage d'une absence et sa validation conservent l'identité de leur auteur et la date de l'action, comme indiqué à la section 3.4 ;
• le motif d'une absence n'apparaît dans aucun affichage collectif. Il n'est communiqué qu'aux personnes désignées par votre employeur pour traiter les absences ;
• aucun détail médical n'est stocké, quel qu'en soit le format, et aucun champ de commentaire libre n'est associé à une absence pour maladie.

Ce que nous ne traitons pas

Tictaf ne traite aucune donnée biométrique : ni empreinte digitale, ni reconnaissance faciale, ni gabarit vocal. Le pointage repose sur un identifiant et un code, un QR code de site ou une action déclarative, jamais sur une caractéristique physique.

Nous ne traitons ni opinion politique, syndicale, philosophique ou religieuse, ni orientation sexuelle, ni origine, ni donnée judiciaire. L'usage du Service à ces fins est contractuellement exclu.

Nous ne réalisons aucun profilage publicitaire, aucune notation ni aucun classement automatisé des collaborateurs, et nous ne revendons aucune donnée.

5. Sous-traitants et partenaires

Pour fournir le Service, nous faisons appel aux prestataires ci-dessous. Chacun est encadré par un contrat comportant des garanties de conformité au RGPD. La plupart interviennent comme sous-traitants, agissant sur nos seules instructions. Google Maps Platform et Google Analytics font exception : pour ces deux services, Google intervient comme responsable de traitement indépendant, conformément à ses conditions contractuelles.

Géolocalisation ponctuelle : comment elle fonctionne

Elle n'intervient qu'au moment d'un pointage géolocalisé, lorsque cette méthode est activée par l'employeur. Deux étapes distinctes se succèdent.

1. Obtention de la position. Votre appareil détermine sa position via les services de localisation de votre système iOS ou Android, sous réserve de l'autorisation d'accès à la localisation que vous accordez au niveau du système. Cette étape relève de votre téléphone et de son éditeur, Apple ou Google, et non de Tictaf. Aucune position n'est relevée en dehors de l'instant du pointage : il n'y a ni suivi continu, ni relevé en arrière-plan.

2. Conversion en adresse. La coordonnée est transmise à nos serveurs, qui appellent l'API Google Maps Geocoding pour la traduire en adresse lisible. Cet appel est effectué depuis nos serveurs, et non depuis votre appareil : Google ne dépose aucun cookie et n'exécute aucun script sur votre terminal à cette occasion, et seules les coordonnées du pointage concerné lui sont transmises, à l'exclusion de toute autre donnée, sans identifiant ni élément permettant de vous identifier.

Pour ce service, Google n'agit pas comme notre sous-traitant. Les conditions applicables à Google Maps Platform prévoient que Google et ses clients sont responsables de traitement indépendants, chacun déterminant les finalités et les moyens de son propre traitement. Nous limitons en conséquence les données transmises au strict nécessaire à la conversion. Le transfert éventuel vers les États-Unis est encadré par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne.

La liste actualisée des sous-traitants est communiquée aux clients professionnels dans le cadre du DPA, avec droit d'objection en cas de changement.

6. Localisation des données et transferts hors UE

Les données applicatives et les sauvegardes sont hébergées sur des serveurs situés en France, dans l'Union européenne.

L'hébergement (Hostinger), le paiement (Mollie) et l'e-mail (Brevo) sont assurés par des prestataires établis dans l'Union européenne.

Trois transferts sont susceptibles d'intervenir vers un pays tiers, tous encadrés par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne :

• le géocodage Google Maps, appelé depuis nos serveurs lors d'un pointage géolocalisé, portant sur les seules coordonnées du pointage ;
• l'acheminement des notifications par Firebase Cloud Messaging, portant sur le jeton de l'appareil et le contenu de la notification, à l'exclusion de toute donnée de pointage, de localisation ou de motif d'absence ;
• la mesure d'audience du site vitrine par Google Analytics 4, soumise à votre consentement préalable et limitée au site tictaf.be, à l'exclusion de l'application.

Aucun script ni cookie Google n'est chargé sur l'appareil du Collaborateur dans le cadre du géocodage, et nous n'y recourons pour aucune autre finalité.

7. Durées de conservation

• Enregistrements du temps de travail et données d'absence : la durée de la relation de travail, augmentée de cinq ans à compter de la fin de celle-ci, conformément aux obligations belges de conservation des documents sociaux. Cette durée est fixée par l'employeur, responsable de traitement, qui peut l'allonger si une autre obligation légale le lui impose.
• Journal d'audit : cinq ans, aligné sur la durée de conservation des Enregistrements auxquels il se rapporte.
• Données de compte (Administrateur, Collaborateur) : jusqu'à 30 jours après la fin du contrat ou la désactivation, puis suppression ou anonymisation.
• Jeton de notification : supprimé à la désinstallation de l'application, à la désactivation des notifications ou à la suppression du compte.
• Notifications consultables dans l'application : conservées tant que le compte existe, supprimées avec lui.
• Sauvegardes chiffrées : rotation à 30 jours, sauf obligation légale plus longue.
• Données de facturation : 7 ans, conformément aux obligations comptables belges.
• Données de prospection : jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans après le dernier contact.

8. Vos droits et suppression de votre compte

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et de retrait de votre consentement lorsqu'il fonde le traitement.

Si vous êtes collaborateur et que votre demande porte sur vos pointages ou vos absences, adressez-vous à votre employeur, responsable de ces traitements. Si votre demande porte sur les données dont Dotcom est responsable, votre compte ou la relation commerciale, écrivez à bonjour@tictaf.be.

Nous répondons à toute demande dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, conformément à l'article 12 du RGPD.

8.1 Suppression de votre compte

La procédure diffère selon votre situation.

Vous êtes collaborateur

Vous pouvez supprimer votre compte vous-même, à tout moment, sans passer par votre employeur.

Depuis votre navigateur. Connectez-vous sur my.tictaf.be, ouvrez Réglages, onglet Profil, puis la rubrique Supprimer le compte en bas de page. Une confirmation vous est demandée : l'opération est irréversible.

Par e-mail. Écrivez à bonjour@tictaf.be depuis l'adresse e-mail associée à votre compte, en demandant la suppression de celui-ci. Nous vérifions votre identité, procédons à la suppression et vous confirmons son exécution dans un délai maximum de trente jours.

Effet de la suppression. Votre compte est supprimé et vous n'avez plus accès à l'application. Vos données de profil, adresse e-mail, mot de passe et préférences, sont effacées.

Les enregistrements de vos prestations sont conservés, car votre employeur est légalement tenu de les conserver. Ils restent disponibles dans les exports et dans le journal d'audit, associés à vos prénom et nom, pendant la durée indiquée à la section 7, puis sont supprimés définitivement. Ces données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées de votre organisation.

Vous êtes administrateur, titulaire de l'abonnement

Depuis votre navigateur. Connectez-vous sur my.tictaf.be, ouvrez Réglages, onglet Profil, puis la rubrique Supprimer le compte en bas de page. Une confirmation vous est demandée : l'opération est irréversible.

Par e-mail. Écrivez à bonjour@tictaf.be depuis l'adresse e-mail associée au compte administrateur.

Effet de la suppression :

• résiliation de l'abonnement ;
• suppression de l'ensemble des comptes collaborateurs rattachés à votre organisation ;
• suppression définitive de vos données de production dans un délai de trente jours ;
• purge des sauvegardes chiffrées selon la rotation indiquée à la section 7.

Données conservées malgré la suppression : les factures et pièces comptables, pendant sept ans, en application de la législation comptable belge, ainsi que les éléments strictement nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, pendant la durée de la prescription applicable.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées : chiffrement des échanges (TLS), hachage des mots de passe, horodatage serveur des Enregistrements, journalisation des accès, sauvegardes chiffrées, principe de moindre privilège pour nos équipes. Aucun système n'étant infaillible, ces mesures visent à réduire les risques, sans pouvoir garantir une sécurité absolue.

10. Violation de données

En cas de violation présentant un risque pour vos droits et libertés, nous notifions l'Autorité de protection des données dans les 72 heures et informons les personnes concernées lorsque le risque est élevé, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD. Lorsque Dotcom agit comme sous-traitant, il informe sans délai l'employeur responsable afin de lui permettre de remplir ses propres obligations.

11. Cookies du site et autorisations dans l'application

Le site vitrine tictaf.be utilise des cookies strictement nécessaires ainsi que, sous réserve de votre consentement, des cookies de mesure d'audience. Le détail et la gestion de ces préférences figurent dans la politique en matière de cookies.

L'application Tictaf, distincte du site, ne recourt à aucun cookie publicitaire ni de suivi. L'accès à la localisation est demandé au collaborateur par le système d'exploitation de son appareil, indépendamment du bandeau cookies du site. Cette autorisation peut être retirée à tout moment dans les réglages du système.

12. Mineurs

Le Service s'adresse à des employeurs et à leurs collaborateurs dans un cadre professionnel. Il n'est pas destiné aux enfants et n'est pas conçu pour eux au sens des règles des plateformes de distribution d'applications. Nous ne collectons pas sciemment les données de mineurs de moins de 15 ans. L'accès des étudiants et apprenants légalement autorisés à travailler relève de la responsabilité de l'employeur.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter une évolution légale, technique ou organisationnelle. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de changement substantiel, les clients professionnels en sont informés par courriel.

14. Réclamation et contact

Pour toute question ou pour exercer un droit : bonjour@tictaf.be
Dotcom, Thier Martin 34, 4651 Battice (Belgique), BCE 0717.545.820.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be.