Conditions générales d'utilisation et de vente

Le présent document constitue le contrat unique liant Dotcom, éditeur de la solution Tictaf, à toute personne morale ou personne physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle qui souscrit à cette solution.

Il réunit en un seul texte les conditions d'usage du Service et les conditions commerciales de l'abonnement. Ce choix est délibéré : il évite au Client de devoir rapprocher deux documents pour comprendre l'étendue de ses droits.

Article 1 — Définitions

Dans l'ensemble du présent contrat, les termes ci-dessous s'entendent comme suit :

• Éditeur : Dotcom, [forme juridique], dont le siège est établi [adresse complète], inscrite à la BCE sous le numéro [0XXX.XXX.XXX].
• Service ou Tictaf : la solution logicielle d'enregistrement du temps de travail exploitée en mode SaaS, comprenant le site tictaf.be, le tableau de bord employeur accessible par navigateur, l'application mobile destinée aux collaborateurs, ainsi que les interfaces techniques associées.
• Client : l'employeur qui souscrit un abonnement et pour le compte duquel les enregistrements sont réalisés.
• Administrateur : la personne physique désignée par le Client pour ouvrir le compte, gérer les paramètres de l'organisation et assurer le suivi de la facturation.
• Collaborateur : toute personne dont le temps de travail est enregistré au moyen du Service.
• Collaborateur actif : tout Collaborateur disposant d'un accès ouvert au Service à un moment quelconque de la période de facturation considérée. Le Collaborateur actif constitue l'unité de facturation de l'abonnement.
• Utilisateur : toute personne disposant d'un accès au Service, quel que soit son niveau de droits.
• Enregistrement : la donnée horodatée matérialisant un début, une fin ou une interruption de prestation.
• Contenus Client : l'ensemble des données introduites dans le Service par le Client ou ses Utilisateurs, ou générées par leur usage du Service.

Article 2 — Objet

L'Éditeur concède au Client, pour la durée de l'abonnement, un droit d'accès et d'utilisation du Service, à distance et sans transfert de propriété, destiné à permettre l'enregistrement, la conservation et la consultation du temps de travail de ses Collaborateurs.

Aucun logiciel n'est cédé, livré ni installé sur les systèmes du Client. Le Service est mis à disposition en tant que prestation continue, accessible en ligne.

Article 3 — Documents contractuels et hiérarchie

La relation contractuelle est régie, par ordre de priorité décroissante, par :

• les conditions particulières éventuellement signées entre les parties ;
• l'accord de sous-traitance des données personnelles (ci-après « DPA »), conclu conformément à l'article 28 du RGPD ;
• le présent document ;
• la description des offres publiée sur la page Tarifs à la date de la souscription.

En cas de contradiction entre ces documents, le document de rang supérieur prévaut, et ce uniquement pour la clause concernée.

Les conditions d'achat ou conditions générales propres au Client sont expressément écartées, quelle que soit la date à laquelle elles ont été portées à la connaissance de l'Éditeur, sauf acceptation écrite et explicite de ce dernier.

Article 4 — Formation du contrat

Le contrat se forme au moment où l'Administrateur valide la souscription depuis son espace de facturation, après avoir coché la case d'acceptation du présent document et du DPA.

L'horodatage de cette acceptation, l'identité de l'Administrateur et la version du document acceptée sont consignés dans les journaux techniques de l'Éditeur. Les parties reconnaissent à ces journaux la valeur de preuve, au sens de l'article 8.9 du Code civil.

Article 5 — Ouverture du compte

L'ouverture d'un compte suppose la communication d'informations exactes et complètes : dénomination sociale, numéro d'entreprise, adresse de facturation, coordonnées de l'Administrateur. Le Client s'engage à maintenir ces informations à jour pendant toute la durée du contrat.

L'Éditeur se réserve le droit de refuser une souscription, notamment lorsque les informations transmises apparaissent manifestement inexactes ou lorsqu'un précédent contrat a été résilié pour manquement du même Client.

Article 6 — Identifiants et sécurité des accès

Chaque Utilisateur dispose d'un moyen d'accès personnel. Le Client veille à ce que ces moyens d'accès ne soient ni partagés, ni cédés, ni utilisés par un tiers.

Le Client informe l'Éditeur sans délai dès qu'il suspecte une compromission. Jusqu'à cette notification, les actions accomplies au moyen des identifiants du Client sont réputées accomplies par lui.

L'Éditeur peut suspendre immédiatement un accès dont l'usage présente un risque avéré pour la sécurité du Service ou pour les données d'autres clients, et en informe le Client dans les meilleurs délais.

Article 7 — Période d'essai

Toute nouvelle organisation bénéficie d'une période d'essai gratuite de 14 jours, sans communication préalable d'un moyen de paiement.

Au terme de cette période, à défaut de souscription :

• les fonctions d'écriture sont désactivées : aucun nouvel Enregistrement ne peut être créé ni aucun nouveau Collaborateur invité ;
• l'accès en consultation et l'export des données déjà saisies restent ouverts pendant 30 jours ;
• au-delà de ce délai, le compte est verrouillé. Le Client peut solliciter sa réactivation ou la restitution de ses données à l'adresse bonjour@tictaf.be.

Une seule période d'essai est accordée par entité juridique. L'Éditeur peut refuser une nouvelle période d'essai demandée sous une dénomination différente pour une même organisation.

Article 8 — Accompagnement à la mise en route

L'accompagnement humain à la mise en route fait partie intégrante de l'offre. Il comprend, sauf mention contraire dans les conditions particulières :

• une session de paramétrage à distance d'une durée de [60] minutes, portant sur la création de l'organisation, l'import des Collaborateurs et le réglage des horaires de référence ;
• la remise des supports d'information destinés aux Collaborateurs, en français et en néerlandais ;
• un accompagnement par écrit pendant les [30] premiers jours suivant la souscription.

Le Client s'engage à rendre disponible un interlocuteur et les informations nécessaires. À défaut, l'Éditeur ne peut être tenu responsable d'un retard dans la mise en route.

Article 9 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation applicable, notamment en droit du travail et en matière de protection des données ;
• accomplir préalablement à tout déploiement les formalités d'information et, le cas échéant, de consultation des organes de concertation sociale, ainsi que les formalités relatives au règlement de travail ;
• informer chaque Collaborateur de la mise en place du système, des données enregistrées, de leur finalité et de ses droits ;
• ne pas contourner ni tenter de contourner les mesures techniques de protection, ne pas procéder à des tests d'intrusion sans autorisation écrite préalable, ne pas soumettre le Service à une charge anormale ;
• ne pas décompiler, désassembler ni tenter d'extraire le code source, sauf dans les limites impératives de l'article XI.300 du Code de droit économique ;
• ne pas utiliser le Service pour développer, directement ou indirectement, une solution concurrente ;
• s'abstenir d'introduire dans le Service des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, notamment des données biométriques ou relatives à la santé, le Service n'étant pas conçu pour de tels traitements.

Article 10 — Statut des personnes enregistrées

Le Service est conçu pour l'enregistrement du temps de travail de personnes liées au Client par un contrat de travail.

Travailleurs indépendants

Le Client reconnaît avoir été informé que soumettre un prestataire indépendant à un dispositif d'enregistrement du temps identique à celui de ses travailleurs salariés constitue un indice d'autorité susceptible de fonder une requalification de la relation de travail. Le Client décide seul d'un tel usage, sous sa seule responsabilité, et garantit l'Éditeur contre toute conséquence en découlant.

Travailleurs intérimaires

Lorsque le Client fait appel à des travailleurs intérimaires, il lui appartient d'organiser avec l'entreprise de travail intérimaire, employeur juridique, la répartition des obligations d'enregistrement et de conservation. L'Éditeur ne prend aucune part à cette répartition.

Article 11 — Périmètre de l'intervention de l'Éditeur

L'Éditeur fournit un outil technique. Il n'exerce ni mission de conseil juridique, ni mission de secrétariat social, ni mission de contrôle de la conformité du Client.

La conformité du Client à ses obligations en matière d'enregistrement du temps de travail dépend de facteurs qui échappent au Service : exactitude des paramétrages, exhaustivité des Enregistrements, respect des durées de conservation, information des Collaborateurs, articulation avec les conventions collectives applicables. Elle relève de la seule responsabilité du Client.

Article 12 — Intégrité et valeur probante des enregistrements

Les Enregistrements sont horodatés par les serveurs de l'Éditeur, à l'exclusion de toute horloge locale d'appareil, et conservés sous une forme empêchant leur modification silencieuse. Toute correction apportée à un Enregistrement est journalisée : elle conserve la valeur initiale, l'identité de son auteur et la date de l'intervention.

Le Client s'interdit toute manœuvre visant à altérer, antidater ou dissimuler un Enregistrement. Une telle manœuvre constitue un manquement grave au sens de l'article 25.

L'Éditeur met en œuvre les moyens techniques permettant de préserver l'intégrité des Enregistrements, sans pouvoir préjuger de l'appréciation qu'en ferait une autorité de contrôle ou une juridiction, laquelle relève de leur pouvoir souverain.

Article 13 — Propriété intellectuelle

Le Service, son code source, ses interfaces, ses bases de données, sa documentation, ainsi que le signe « Tictaf » et ses éléments graphiques demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants.

Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable, strictement limité à ses besoins internes et à la durée de l'abonnement. Aucune autre prérogative ne lui est concédée, ni expressément ni tacitement.

Le Client autorise l'Éditeur à mentionner sa dénomination et son logo à titre de référence commerciale. Cette autorisation peut être retirée à tout moment par simple demande écrite.

Article 14 — Contenus Client

Les Contenus Client demeurent la propriété du Client. L'Éditeur ne dispose sur ceux-ci que des droits strictement nécessaires à l'exécution du Service, à sa sécurisation et au respect de ses propres obligations légales.

L'Éditeur peut exploiter des données agrégées et anonymisées, ne permettant l'identification ni du Client ni d'aucune personne physique, à des fins d'amélioration du Service et de statistiques.

Le Client garantit qu'il dispose des droits nécessaires sur les Contenus qu'il introduit et qu'ils ne portent atteinte à aucun droit de tiers.

Article 15 — Données à caractère personnel

Pour les données traitées pour le compte du Client, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant et le Client en qualité de responsable du traitement. Les modalités de ce traitement figurent dans le DPA, qui fait partie intégrante du contrat.

Pour les traitements qu'il détermine lui-même — gestion des visiteurs du site, relation commerciale, facturation, sécurité — l'Éditeur agit en qualité de responsable du traitement. Ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité.

Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Tout recours à un sous-traitant ultérieur est notifié au Client selon les modalités prévues au DPA, celui-ci disposant d'un droit d'objection motivé.

Article 16 — Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques reçues de l'autre à l'occasion du contrat, à ne les utiliser que pour son exécution, et à en restreindre l'accès aux seules personnes qui en ont besoin.

Cet engagement produit ses effets pendant toute la durée du contrat et pendant cinq ans après son terme. Il ne s'applique pas aux informations tombées dans le domaine public sans faute, déjà connues avant leur communication, ou dont la divulgation est imposée par la loi ou par une autorité compétente.

Article 17 — Disponibilité, maintenance et évolutions

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un accès continu au Service. Il s'agit d'une obligation de moyens.

Les interventions de maintenance planifiées sont annoncées à l'Administrateur avec un préavis raisonnable et sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des plages horaires d'usage habituel.

L'Éditeur fait évoluer le Service de manière continue. Il peut ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités. Lorsqu'un retrait affecte substantiellement une fonctionnalité utilisée par le Client, celui-ci en est informé trente jours à l'avance et peut résilier sans indemnité avant la prise d'effet.

Article 18 — Support

Le support est assuré par écrit, en français et en néerlandais, aux jours ouvrables. Les demandes sont adressées à bonjour@tictaf.be.

L'Éditeur s'efforce d'accuser réception de toute demande dans un délai d'un jour ouvrable. Aucun délai de résolution n'est garanti en l'absence de conditions particulières prévoyant un engagement de niveau de service.

Article 19 — Prix

L'abonnement est facturé par Collaborateur actif et par mois, selon la grille publiée sur la page Tarifs à la date de la souscription :

Les prix s'entendent hors TVA. La TVA belge s'ajoute pour les Clients établis en Belgique. Pour les Clients identifiés à la TVA dans un autre État membre, le mécanisme d'autoliquidation s'applique conformément à la directive 2006/112/CE, sous réserve de la communication d'un numéro de TVA valide.

Le Client est seul responsable de l'exactitude des données fiscales qu'il communique.

Article 20 — Facturation et paiement

L'abonnement est facturé mensuellement et par anticipation, à la date anniversaire de la souscription.

Les paiements sont opérés par l'intermédiaire de [prestataire de paiement]. Les moyens de paiement acceptés sont [carte bancaire, Bancontact, domiciliation SEPA]. Le moyen de paiement enregistré lors de la souscription est réutilisé automatiquement aux échéances suivantes ; le Client peut le modifier à tout moment depuis son espace de facturation.

Une facture électronique est émise pour chaque échéance et mise à disposition dans l'espace de facturation. Elle est également transmise par courriel et, lorsque le Client est référencé sur le réseau, via Peppol.

Toute contestation de facture doit être notifiée par écrit dans les quinze jours de son émission, à défaut de quoi la facture est réputée acceptée.

Article 21 — Variation du nombre de collaborateurs

Le montant facturé correspond au nombre de Collaborateurs actifs constaté au cours de la période.

Tout Collaborateur ajouté en cours de période est facturé au prorata sur l'échéance suivante. Tout Collaborateur désactivé cesse d'être facturé à compter de l'échéance suivante, sans remboursement de la fraction en cours.

Le franchissement d'un palier tarifaire produit ses effets à l'échéance suivante, à la hausse comme à la baisse.

Article 22 — Défaut de paiement

En cas d'échec d'un prélèvement, plusieurs nouvelles tentatives sont opérées sur une période de sept jours, durant laquelle le Service demeure pleinement accessible et l'Administrateur est invité à régulariser.

À l'issue de cette période, le compte est suspendu : les fonctions d'écriture sont désactivées, la consultation et l'export des données restant ouverts. Le Service est rétabli dès régularisation.

Toute somme impayée à son échéance produit de plein droit et sans mise en demeure préalable des intérêts de retard au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, majorés d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sans préjudice du droit de l'Éditeur de réclamer l'indemnisation de ses frais de recouvrement excédant ce montant.

Article 23 — Révision des prix

L'Éditeur peut réviser sa grille tarifaire moyennant un préavis de trente jours notifié à l'Administrateur. Le Client qui n'accepte pas la nouvelle grille peut résilier sans indemnité avant sa date d'effet ; à défaut, la nouvelle grille lui est applicable.

Cette faculté de révision est distincte de l'indexation annuelle éventuelle, qui peut être appliquée une fois par an sur la base de l'indice santé, sans préavis particulier.

Article 24 — Absence de droit de rétractation

Le Service étant fourni exclusivement à des professionnels, les dispositions du Livre VI du Code de droit économique relatives aux contrats à distance conclus avec des consommateurs, en ce compris le droit de rétractation, ne trouvent pas à s'appliquer.

Aucun remboursement n'est dû au titre d'une période entamée, y compris en cas de résiliation anticipée ou de non-utilisation du Service.

Article 25 — Durée, résiliation et suspension

Le contrat est conclu pour une durée d'un mois, renouvelable tacitement à chaque échéance, sans engagement de durée minimale.

Résiliation par le Client

Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace de facturation, sans motif ni préavis. La résiliation prend effet au terme de la période mensuelle en cours.

Résiliation par l'Éditeur

L'Éditeur peut résilier de plein droit, sans indemnité, en cas de manquement grave non corrigé dans les dix jours d'une mise en demeure restée sans effet : défaut de paiement persistant, altération des Enregistrements, usage illicite du Service, atteinte à sa sécurité, ou communication d'informations d'identification sciemment inexactes.

L'Éditeur peut en outre résilier pour convenance moyennant un préavis de [trois] mois, auquel cas les sommes correspondant à la période non courue sont remboursées au prorata.

Article 26 — Réversibilité

À compter de la fin du contrat, le Client dispose de trente jours pour exporter l'intégralité de ses données depuis le Service, dans un format structuré et lisible par machine, sans frais.

À l'expiration de ce délai, les données sont supprimées des systèmes de production, puis des sauvegardes selon le cycle de rotation décrit dans le DPA.

Article 27 — Garanties

Le Service est fourni en l'état des fonctionnalités décrites sur le site à la date de la souscription. L'Éditeur garantit qu'il dispose des droits nécessaires pour concéder l'usage du Service et que celui-ci ne porte atteinte à aucun droit de propriété intellectuelle de tiers.

Il ne garantit ni l'absence de toute anomalie, ni l'adéquation du Service à un besoin particulier non expressément convenu, ni la continuité absolue de l'accès.

Article 28 — Responsabilité

La responsabilité de l'Éditeur, toutes causes confondues et tous préjudices cumulés, est limitée au montant hors TVA effectivement acquitté par le Client au cours des douze mois ayant précédé le fait générateur.

Sont exclus les dommages indirects, en ce compris la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, la perte de clientèle, l'atteinte à l'image, ainsi que toute sanction administrative ou pénale infligée au Client.

Il est expressément convenu que l'Éditeur ne répond pas des conséquences d'un contrôle social, d'une amende administrative ou d'un litige prud'homal subi par le Client, la conformité de ce dernier relevant de sa seule responsabilité conformément à l'article 11.

Aucune de ces limitations ne s'applique en cas de dol, de faute lourde, d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique, ni dans les cas où la loi belge en écarte impérativement l'effet.

Toute action fondée sur le contrat se prescrit par un an à compter de la connaissance du fait générateur.

Article 29 — Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement résultant d'un événement échappant à son contrôle raisonnable et rendant l'exécution impossible : catastrophe naturelle, conflit armé, décision d'autorité publique, défaillance majeure d'un opérateur de télécommunications ou d'un fournisseur d'hébergement, attaque informatique de grande ampleur.

La partie affectée en informe l'autre sans délai. Si l'événement se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier par écrit, sans indemnité.

Article 30 — Cession et sous-traitance

L'Éditeur peut recourir à des sous-traitants pour l'exécution du Service, sous sa responsabilité, dans le respect du DPA.

Il peut céder le contrat à un tiers dans le cadre d'une opération de restructuration ou de cession d'activité ; le Client en est informé et peut résilier sans indemnité dans les trente jours de cette notification.

Le Client ne peut céder le contrat sans accord écrit préalable de l'Éditeur.

Article 31 — Modification des présentes conditions

L'Éditeur peut modifier le présent document pour tenir compte d'une évolution législative, technique ou commerciale. La nouvelle version est notifiée à l'Administrateur et entre en vigueur trente jours après cette notification.

Le Client qui refuse la nouvelle version peut résilier sans indemnité avant sa date d'effet. La poursuite de l'utilisation du Service au-delà de cette date vaut acceptation.

Les versions successives sont archivées et communiquées sur simple demande.

Article 32 — Langue

Le présent document est disponible en français.

Article 33 — Dispositions diverses

Nullité partielle. Si une clause est déclarée nulle ou inapplicable, elle est réputée non écrite et remplacée par une clause d'effet économique équivalent ; les autres dispositions demeurent pleinement en vigueur.

Absence de renonciation. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Notifications. Les notifications sont valablement adressées par courriel à l'adresse de l'Administrateur, d'une part, et à bonjour@tictaf.be, d'autre part.

Intégralité. Le présent document, avec les annexes visées à l'article 3, exprime l'intégralité de l'accord des parties et remplace tout échange antérieur portant sur le même objet.

Article 34 — Droit applicable et juridiction

Le contrat est régi par le droit belge, à l'exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises.

Les parties s'efforcent de régler amiablement tout différend. À défaut d'accord dans les trente jours de la première notification écrite, le litige relève de la compétence exclusive des cours et tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège.

Article 35 — Contact

Pour toute question relative au présent document ou aux données personnelles :
bonjour@tictaf.be — Dotcom, Thier Martin 34 - 4651 Battice